Als werkgever heeft u verplichtingen richting de Belastingdienst die elke maand terugkomen. De aangifte loonheffingen moet op tijd en correct worden ingediend. De betaling moet op de juiste rekening staan met het juiste betalingskenmerk en vóór de uiterste betaaldatum. En als er iets niet klopt, is de werkgever verantwoordelijk, niet de medewerker en niet de boekhouder. Dit artikel legt uit wat de Belastingdienst van u verwacht en waar het in de praktijk het vaakst misgaat.
De aangifte loonheffingen: wat het inhoudt
Elke werkgever is verplicht maandelijks aangifte loonheffingen te doen bij de Belastingdienst. In deze aangifte geeft u per medewerker op hoeveel loon er is uitbetaald, welke inhoudingen er zijn gedaan en hoeveel loonheffing u afdraagt. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens onder andere voor de inkomstenbelasting van uw medewerkers en voor het berekenen van uitkeringen bij het UWV.
Een fout in de aangifte, zoals een verkeerd loonbedrag, een onjuist toegepaste loonheffingskorting of een gemiste medewerker, moet worden gecorrigeerd via een correctiebericht. Dat kost tijd en kan leiden tot een naheffing of een boete als de fout te laat wordt ontdekt. De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs en koppelt de aangifte loonheffingen ook aan gegevens van het pensioenfonds, het UWV en de jaaropgaves van uw medewerkers. Inconsistenties vallen op.
Betaaltermijnen: strakker dan u denkt
De aangifte loonheffingen heeft een vaste uiterste indiendatum, doorgaans de laatste dag van de maand volgend op het loontijdvak. De betaling heeft dezelfde deadline. Te laat betalen leidt tot een verzuimboete, ook als het om een klein bedrag gaat en ook als het de eerste keer is. De Belastingdienst maakt geen uitzondering voor drukte, ziekte of een vergeten betalingskenmerk.
Veel ondernemers die de salarisadministratie zelf doen, lopen hier tegenaan in drukke periodes. Een vergeten betalingskenmerk betekent dat de betaling niet automatisch wordt verrekend. Een verkeerd tijdvak betekent dat de aangifte niet klopt. Dit zijn kleine fouten met soms grote gevolgen.
Jaaropgaves en de aansluiting met de aangifte
Aan het einde van elk jaar ontvangt elke medewerker een jaaropgave. Die jaaropgave moet aansluiten op de maandelijkse aangiftes die u dat jaar heeft ingediend. Als de totalen niet kloppen, krijgt uw medewerker problemen bij de aangifte inkomstenbelasting en kunt u worden aangesproken op de onjuiste opgave.
Een correcte jaaropgave is dus geen administratief sluitstuk, maar de logische uitkomst van een salarisadministratie die het hele jaar goed is bijgehouden. Wie dat op orde heeft, heeft aan het einde van het jaar weinig werk. Wie het jaar door fouten heeft gemaakt of inhaalwerk heeft gedaan, merkt dat in januari.
Uw verantwoordelijkheid als werkgever
De Belastingdienst houdt u als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid van de aangifte loonheffingen, ongeacht wie de administratie feitelijk doet. Besteedt u de salarisadministratie uit aan een kantoor, dan blijft u eindverantwoordelijk voor wat er wordt ingediend. Dat is een reden te meer om te kiezen voor een kantoor dat proactief communiceert, u tijdig wijst op deadlines en fouten voorkomt in plaats van corrigeert.
Goedverlonen.nl verzorgt het volledig uitbesteden van uw salarisadministratie, inclusief de aangifte loonheffingen met betalingskenmerk en uiterste betaaldatum, zodat u nooit voor verrassingen staat. Overweegt u te wisselen van kantoor omdat uw huidige administratie niet de zekerheid biedt die u nodig heeft? Lees dan meer over overstappen salarisadministratie en wat u daarvoor moet regelen.
